Uredsko poslovanje

Pravni okvir

Uredba o uredskom poslovanju („Narodne novine“, broj 75/21, dalje: Uredba) uređuje pravila i mjere uredskog poslovanja u obavljanju poslova državne uprave i provedbi zakona kojim se uređuje opći upravni postupak. Odredbe Uredbe primjenjuju se i na druge poslove iz djelokruga javnopravnog tijela ako posebnim propisom nije drukčije propisano.
 
Kao prilog Uredbi izrađena je i objavljena na mrežnoj stranici Središnjeg državnog ureda za razvoj digitalnog društva Tehnička specifikacija informacijskog elektroničkog sustava uredskog poslovanja (dalje: Tehnička specifikacija). Tehničkom specifikacijom utvrđuju se pravila i standardi postupanja s pismenima u elektroničkom obliku.

Na mrežnoj stranici Središnjeg državnog ureda za razvoj digitalnog društva mogu se pronaći i odgovori na često postavljana pitanja, u prvom redu, tehničke naravi vezana uz elektroničke sustave uredskog poslovanja. 
 https://rdd.gov.hr/tehnicka-specifikacija-informacijskog-sustava-elektronickog-uredskog-poslovanja/1841
 
Osim Uredbe, pravni okvir čini i Naputak o brojčanim oznakama pismena te sadržaju evidencija uredskog poslovanja („Narodne novine“, broj 132/21, dalje: Naputak) kojim se uređuje klasifikacijski okvir za određivanje klasifikacijskih oznaka, način dodjeljivanja brojčanih oznaka te sadržaj evidencija uredskog poslovanja. 
 

Uredsko poslovanje u službi transformacije javne uprave

Postupanjem sukladno pravilima Uredbe i Naputka te uspostavom informacijskih sustava uredskog poslovanja sukladno Tehničkoj specifikaciji započet će transformacija državne uprave u modernu, brzu i funkcionalnu upravu bez suvišnih papira. To ne samo da će donijeti uštede nego će povećati i transparentnost rada jer će se u svakom trenutku moći vidjeti gdje je, koliko dugo i kod koje službene osobe neki dokument bio u obradi i kad je otpremljen stranci.
 

Obveznici primjene

Obveznici primjene Uredbe su javnopravna tijela:
  • tijela državne uprave
  • druga državna tijela
  • jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave te
  • pravne osobe s javnim ovlastima.
 

Obveze za javnopravna tijela

Najvažnije obveze i novine koje proizlaze iz Uredbe:
  • informacijski sustav uredskog poslovanja mora omogućiti cjelovito uredsko poslovanje u elektroničkom obliku
  • javnopravna tijela međusobno te s fizičkim i pravnim osobama službeno dopisivanje obavljaju primarno elektroničkim putem
  • sve službene osobe javnopravnog tijela moraju imati pristup informacijskom sustavu uredskog poslovanja u skladu s dodijeljenim ovlastima prema odluci tog tijela.
 
Javnopravna tijela koja nemaju uspostavljen informacijski sustav uredskog poslovanja u skladu s odredbama ove Uredbe, dužna su ga uspostaviti najkasnije do 1. siječnja 2023. godine.
 

Razlike u odnosu na dosadašnje uređenje

U nastavku će se ukazati na neke od najvažnijih razlika u odnosu na dosadašnje uređenje:
  • nema više knjiga - evidencije uredskog poslovanja dio su informacijskog sustava uredskog poslovanja
  • bez suvišnih papira - pismena i prilozi primljeni u elektroničkom obliku se ne pretvaraju u fizički oblik
  • brža raspodjela predmeta - predmeti i pismena dostavljaju se u rad nadležnoj ustrojstvenoj jedinici kroz informacijski sustav uredskog poslovanja
  • brža otprema - akt elektroničkim putem otprema službena osoba zadužena za rješavanje predmeta i to se automatski evidentira u informacijskom sustavu uredskog poslovanja
  • e-potpis i e-pečat - akti u elektroničkom obliku ovjeravaju se kvalificiranim elektroničkim potpisom ili kvalificiranim elektroničkim pečatom.
 

Tehnička specifikacija

Tehnička specifikacija namijenjena je:
  • tvrtkama koje razvijaju informatička, odnosno digitalna rješenja za javnu upravu
  • javnopravnim tijelima koja imaju informacijski sustav uredskog poslovanja, a služi kao podloga za ažuriranje i nadogradnju postojećeg sustava
  • javnopravnim tijelima koja nemaju informacijski sustav uredskog poslovanja, a služi za opis predmeta pri nabavi informacijskog sustava.

Da bi postojalo povjerenje u sigurnu i pouzdanu komunikaciju elektroničkim putem, ta komunikacija se mora odvijati temeljem unaprijed poznatih pravila te korištenjem informacijskih sustava koji ispunjavaju zahtjeve osnovnih standarda i funkcionalnosti.

Središnji državni ured za razvoj digitalnog društva po potrebi ažurira sadržaj tehničke specifikacije u skladu s razvojem novih tehnologija i objavljuje nove verzije na svojoj mrežnoj stranici.
 

Naputak

Naputkom je propisan:
  • novi klasifikacijski okvir za određivanje klasifikacijskih oznaka
  • način dodjeljivanja brojčanih oznaka u Popisu brojčanih oznaka javnopravnih tijela
  • detaljan sadržaj evidencija uredskog poslovanja
    1. evidencija predmeta upravnog postupka prvog stupnja 
    2. evidencija predmeta upravnog postupka drugog stupnja
    3. evidencija predmeta neupravnog postupka.
 

Pitajte nas

Za više informacija o primjeni propisa o uredskom poslovanju možete se obratiti na ZUP@mpu.hr .